Whistleblowing

Informace o ochraně oznamovatelů (Whistleblowing)

Na základě zákona č. 171/2023 Sb., o ochraně oznamovatelů (dále jen „Zákon“), účinného od 1. srpna 2023, který byl vydán v návaznosti na směrnici Evropského parlamentu a Rady (EU) 2019/1937 ze dne 23. října 2019, o ochraně osob, které oznamují porušení práva Unie, vznikla společnosti KES – kabelové a elektrické systémy, spol. s r.o. (dále jen „KES“) jako povinnému subjektu mj. i povinnost určit příslušnou osobu a zavést vnitřní oznamovací systém (dále jen „VOS“) k přijímání oznámení, nastavit pravidla pro způsoby oznamování, samotné nakládání s oznámením, zajištění ochrany totožnosti oznamovatele a dalších osob, ochranu informací uvedených v oznámení a komunikaci s oznamovatelem. Současně má KES povinnost zajistit uveřejnění těchto informací způsobem umožňujícím dálkový přístup.

Příslušná osoba KES

Jako příslušná osoba KES pro přijímání a vyřizování oznámení ve smyslu § 9 odst. 1 Zákona je určen Bc. Martin Fajkoš – Vedoucí personálního oddělení, email: whistleblowing@kes.cz, tel. +420 727 942 638.

Vnitřní oznamovací systém KES

Kdo může být oznamovatelem?

Oznamovatelem se rozumí jakákoli fyzická osoba, která učiní oznámení v mezích a při splnění všech podmínek Zákona, a to prostřednictvím VOS. Takový oznamovatel následně požívá ochrany před odvetným opatřením.

KES ve smyslu § 9 odst. 2 písm. a) Zákona vyloučila přijímání oznámení od osoby, která pro ni nevykonává práci nebo jinou obdobnou činnost podle § 2 odst. 3 písm. a), b), h) nebo i) Zákona (tzn. závislou práci vykonávanou v základním pracovněprávním vztahu, službu, dobrovolnickou činnost, odbornou praxi, stáž).

Co by mělo obsahovat oznámení?

• jméno, příjmení a datum narození, nebo jiné údaje, z nichž je možné dovodit totožnost oznamovatele;
• informace o možném protiprávním jednání, k němuž došlo, dochází nebo má dojít u osoby, pro niž oznamovatel, byť zprostředkovaně, vykonával nebo vykonává práci nebo jinou obdobnou činnost, nebo u osoby, se kterou oznamovatel byl nebo je v kontaktu v souvislosti s výkonem práce nebo jiné obdobné činnosti, a které je v působnosti Zákona (§ 2 odst. 1), včetně identifikace osob, vůči kterým je oznámení směřováno;
• případné důkazy a podpůrné informace, na jejich základě je podáváno oznámení.

Jak lze oznámení učinit/podat?

Je doporučeno vyplnit formulář Oznámení o možném protiprávním jednání (formulář ke stažení), případně lze oznámení učinit i volnou formou. Oznámení by ale vždy mělo obsahovat minimální stanovené náležitosti – viz. výše.

Oznámení lze podat:

a) elektronicky:

• vyplněním formuláře (formulář ke stažení);
• zasláním e-mailové zprávy na e-mailovou adresu whistleblowing@kes.cz;

b) v listinné podobě:

• vyplněním formuláře (formulář ke stažení);

• zasláním poštou na adresu: KES – kabelové a elektrické systémy, spol. s r.o., Popinecká 983/30, 739 32 Vratimov;

c) telefonicky: na telefonním čísle + 420 727 942 638;

d) osobně: po předchozí osobní nebo telefonické domluvě (požádá-li o to oznamovatel, je příslušná osoba KES povinna oznámení přijmout osobně v přiměřené lhůtě, nejdéle však do 14 dnů ode dne, kdy o to oznamovatel požádal) – místo pro osobní podání: KES – kabelové a elektrické systémy, spol. s r.o., Popinecká 983/30, 739 32 Vratimov, kancelář Vedoucího personálního oddělení.

Jaké jsou lhůty pro vyřízení oznámení?

• po obdržení oznámení bude oznamovatel vyrozuměn o přijetí oznámení ve lhůtě nejpozději do 7 dní od jeho podání příslušnou osobou KES; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu KES, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijetí oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
• o výsledcích šetření a posouzení oznámení příslušnou osobou KES bude oznamovatel vyrozuměn do 30 dnů od potvrzení přijetí oznámení (v případech skutkově nebo právně složitých lze tuto lhůtu prodloužit až o 30 dnů, nejvýše však dvakrát); to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu KES, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o posouzení oznámení by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě;
• za den přijetí oznámení se považuje den, kdy bylo oznámení doručeno příslušné osobě KES (datum doručení poštou); u e-mailových oznámení je dnem přijetí oznámení datum odeslání uvedené v e-mailu adresovaného na uvedenou adresu whistleblowing@kes.cz příslušné osobě KES; u ústního, příp. telefonického podání oznámení se za den přijetí oznámení považuje datum jednání oznamovatele s příslušnou osobou KES.

Jak bude oznámení vyřizováno?

• zjistí-li příslušná osoba KES při posuzování důvodnosti oznámení, že nejde o oznámení podle Zákona, bez zbytečného odkladu o tom písemně vyrozumí oznamovatele.
• je-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba KES navrhne zaměstnavateli opatření k předejití nebo nápravě protiprávního stavu. Nepřijme-li povinný subjekt opatření navržené příslušnou osobou KES, přijme k předejití nebo nápravě protiprávního stavu jiné vhodné opatření. O přijatém opatření povinný subjekt neprodleně vyrozumí příslušnou osobu KES, která o něm bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele; to neplatí, pokud oznamovatel výslovně požádal příslušnou osobu KES, aby ho o přijetí oznámení nevyrozumívala, nebo pokud je zřejmé, že vyrozuměním o přijatém opatření by došlo k prozrazení totožnosti oznamovatele jiné osobě.
• není-li oznámení vyhodnoceno jako důvodné, příslušná osoba KES bez zbytečného odkladu písemně vyrozumí oznamovatele o tom, že na základě skutečností uvedených v oznámení a z okolností, které jí jsou známy, neshledala podezření ze spáchání protiprávního jednání, nebo shledala, že oznámení se zakládá na nepravdivých informacích, a poučí oznamovatele o právu podat oznámení u orgánu veřejné moci.

Jak je zajištěna ochrana osobních údajů?

Příslušná osoba KES zpracovává osobní údaje oznamovatelů a dalších dotčených osob, které jsou v oznámení uvedeny a které jsou nezbytné pro splnění právních povinností, která se na správce (KES) vztahuje, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení GDPR. Všechny informace, včetně osobních údajů oznamovatele a dalších dotčených osob, budou zpracovávány výhradně odděleně od ostatních informací v rámci zabezpečených datových souborů a datových úložišť a primárně slouží po celou dobu uchování pouze pro pověřenou příslušnou osobu KES. Doba uchování činí nezbytně nutnou dobu, minimálně 5 let od data přijetí oznámení, poté budou osobní údaje anonymizovány nebo zlikvidovány, pokud právní předpisy nestanoví jinak.

Společnost upozorňuje, že ochrana před odvetnými opatřeními nenáleží osobě, která učinila vědomě nepravdivé oznámení. Takové jednání současně naplňuje znaky přestupku, za který lze uložit pokutu až 50 000 Kč.