Informacje dotyczące ochrony osób zgłaszających nieprawidłowości (Whistleblowing)
Na podstawie ustawy nr 171/2023 Sb. o ochronie sygnalistów (zwanej dalej „Ustawą”), obowiązującej od 1 sierpnia 2023 r., która została wydana w związku z dyrektywą Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2019/1937 z dnia 23 października 2019 r., w sprawie ochrony osób zgłaszających naruszenia prawa Unii, na spółkę KES – kabelové a elektrické systémy, spol. s r.o. (zwaną dalej „KES”) jako podmiot zobowiązany nałożono m.in. obowiązek wyznaczenia odpowiedniej osoby oraz wdrożenia wewnętrznego systemu zgłaszania (zwanego dalej „VOS”) w celu przyjmowania zgłoszeń, ustanowić zasady dotyczące sposobów zgłaszania, samego postępowania ze zgłoszeniami, zapewnienia ochrony tożsamości zgłaszającego i innych osób, ochrony informacji zawartych w zgłoszeniu oraz komunikacji ze zgłaszającym. Jednocześnie spółka KES ma obowiązek zapewnić publikację tych informacji w sposób umożliwiający dostęp zdalny.
Odpowiednia osoba z KES
Osobą wyznaczoną przez KES do przyjmowania i rozpatrywania zgłoszeń w rozumieniu § 9 ust. 1 ustawy jest Bc. Martin Fajkoš – kierownik działu kadr, e-mail:whistleblowing@kes.cz, tel. +420 727 942 638.
Wewnętrzny system powiadamiania KES
Kto może pełnić funkcję sygnalisty?
Przez zgłaszającego rozumie się każdą osobę fizyczną, która dokonuje zgłoszenia w granicach określonych w ustawie i po spełnieniu wszystkich jej warunków za pośrednictwem systemu VOS. Taki zgłaszający korzysta następnie z ochrony przed działaniami odwetowymi.
KES, w rozumieniu § 9 ust. 2 lit. a) Ustawy, wykluczyła przyjmowaniezgłoszeń od osób, które nie wykonują dla niej pracy ani innej podobnej działalności zgodnie z § 2 ust. 3 lit. a), b), h) lub i) ustawy (tj. pracę najemną wykonywaną w ramach podstawowego stosunku pracy, służbę, działalność wolontariacką, praktykę zawodową, staż).
Co powinno zawierać zawiadomienie?
- imię, nazwisko i data urodzenia lub inne dane, na podstawie których można ustalić tożsamość zgłaszającego;
- informacje o ewentualnym naruszeniu prawa, które miało miejsce, ma miejsce, ma miejsce obecnie lub ma nastąpić w odniesieniu do osoby, dla której zgłaszający, choćby pośrednio, wykonywał lub wykonuje pracę lub inną podobną działalność, lub w odniesieniu do osoby, z którą zgłaszający pozostawał lub pozostaje w kontakcie w związku z wykonywaniem pracy lub innej podobnej działalności, i które wchodzą w zakres stosowania ustawy (§ 2 ust. 1), w tym identyfikacja osób, których dotyczy zgłoszenie;
- ewentualne dowody i informacje uzupełniające, na podstawie których składa się zgłoszenie.
W jaki sposób można złożyć zawiadomienie?
Zaleca się wypełnienie formularza „Zgłoszenie potencjalnego naruszenia prawa” (formularz do pobrania); w razie potrzeby zgłoszenie można również złożyć w dowolnej formie. Zgłoszenie powinno jednak zawsze zawierać określone minimalne elementy – patrz powyżej.
Zgłoszenie można złożyć:
a) drogą elektroniczną:
- wypełniając formularz (formularz do pobrania);
- wysyłając wiadomość e-mail na adreswhistleblowing@kes.cz;
b) w formie papierowej:
- wypełniając formularz (formularz do pobrania);
- takie zgłoszenie musi znajdować się w zaklejonej kopercie i musi być wyraźnie oraz czytelnie oznaczone napisem„Wyłącznie do rąk właściwej osoby – Whistleblowing – NIE OTWIERAĆ”)
- pocztą na adres: KES – kabelové a elektrické systémy, spol. s r.o., Popinecká 983/30, 739 32 Vratimov;
c) telefonicznie:pod numerem +420 727 942 638;
d) osobiście:po wcześniejszym uzgodnieniu osobistym lub telefonicznym (jeżeli zgłaszający o to poprosi, właściwa osoba z KES ma obowiązek przyjąć zgłoszenie osobiście w odpowiednim terminie, jednak najpóźniej w ciągu 14 dni od dnia, w którym zgłaszający o to poprosił) – miejsce osobistego złożenia zgłoszenia: KES – kabelové a elektrické systémy, spol. s r.o., Popinecká 983/30, 739 32 Vratimov, biuro kierownika działu kadr.
Jakie są terminy rozpatrzenia zgłoszeń?
- Po otrzymaniu zgłoszenia osoba zgłaszająca zostanie poinformowana o jego przyjęciu w terminie nieprzekraczającym 7 dni od jego złożenia przez właściwą osobę z KES; nie ma to zastosowania, jeżeli zgłaszający wyraźnie poprosił właściwą osobę z KES, aby nie informowała go o przyjęciu zgłoszenia, lub jeżeli jest oczywiste, że poinformowanie o przyjęciu zgłoszenia doprowadziłoby do ujawnienia tożsamości zgłaszającego innej osobie;
- o wynikach postępowania wyjaśniającego i oceny zgłoszenia przez właściwą osobę z KES zgłaszający zostanie poinformowany w ciągu 30 dni od potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia (w sprawach skomplikowanych pod względem faktycznym lub prawnym termin ten można przedłużyć o maksymalnie 30 dni, jednak nie więcej niż dwukrotnie); nie ma to zastosowania, jeżeli zgłaszający wyraźnie poprosił właściwą osobę z KES, aby nie informowała go o przyjęciu zgłoszenia, lub jeżeli jest oczywiste, że poinformowanie o rozpatrzeniu zgłoszenia doprowadziłoby do ujawnienia tożsamości zgłaszającego innej osobie;
- za dzień otrzymania zawiadomienia uznaje się dzień, w którym zawiadomienie zostało doręczone odpowiedniej osobie z KES (data doręczenia pocztą); w przypadku zgłoszeń przesyłanych pocztą elektroniczną za dzień otrzymania zgłoszenia uznaje się datę wysłania podaną w wiadomości e-mail skierowanej na adreswhistleblowing@kes.czdo odpowiedniej osoby w KES; w przypadku zgłoszenia ustnego lub telefonicznego za dzień otrzymania zgłoszenia uznaje się datę rozmowy zgłaszającego z odpowiednią osobą w KES.
W jaki sposób zostanie rozpatrzone zgłoszenie?
- jeżeli właściwa osoba z KES podczas rozpatrywania zasadności zgłoszenia stwierdzi, że nie jest to zgłoszenie zgodnie z ustawą, bez zbędnej zwłoki powiadomi o tym na piśmie zgłaszającego.
- jeżeli zgłoszenie zostanie uznane za uzasadnione, właściwa osoba z KES zaproponuje pracodawcy środki mające na celu zapobieżenie lub usunięcie stanu niezgodności z prawem. Jeżeli podmiot zobowiązany nie przyjmie środków zaproponowanych przez właściwą osobę z KES, podejmie inne odpowiednie środki w celu zapobieżenia lub usunięcia stanu niezgodności z prawem. Podmiot zobowiązany niezwłocznie powiadomi właściwą osobę z KES o podjętym środku, a ta bez zbędnej zwłoki poinformuje o tym na piśmie zgłaszającego; nie ma to zastosowania, jeżeli zgłaszający wyraźnie poprosił właściwą osobę z KES, aby nie informowała go o przyjęciu zgłoszenia, lub jeżeli jest oczywiste, że poinformowanie o podjętym środku doprowadziłoby do ujawnienia tożsamości zgłaszającego innej osobie.
- jeżeli zgłoszenie nie zostanie uznane za uzasadnione, właściwa osoba z KES bez zbędnej zwłoki poinformuje na piśmie zgłaszającego, że na podstawie faktów podanych w zgłoszeniu oraz okoliczności, które są jej znane, nie stwierdziła podejrzenia popełnienia czynu niezgodnego z prawem lub uznała, że zgłoszenie opiera się na nieprawdziwych informacjach, a także poinformuje zgłaszającego o prawie do złożenia zgłoszenia do organu władzy publicznej.
W jaki sposób zapewniona jest ochrona danych osobowych?
Odpowiednia osoba w KES przetwarza dane osobowe osób zgłaszających oraz innych osób, których dotyczy sprawa, wymienionych w zgłoszeniu, a które są niezbędne do wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na administratorze (KES) w rozumieniu art. 6 ust. 1 lit. c)rozporządzenia RODO. Wszystkie informacje, w tym dane osobowe zgłaszającego i innych osób, których dane dotyczą, będą przetwarzane wyłącznie oddzielnie od pozostałych informacji w ramach zabezpieczonych zbiorów danych i magazynów danych, a przez cały okres przechowywania będą służyć przede wszystkim wyłącznie upoważnionej osobie odpowiedzialnej w KES. Okres przechowywania wynosi czas niezbędnie konieczny, co najmniej 5 lat od daty otrzymania zgłoszenia, po czym dane osobowe zostaną zanonimizowane lub zniszczone, o ile przepisy prawne nie stanowią inaczej.
Spółka zwraca uwagę, że ochrona przed środkami odwetowymi nie przysługuje osobie, która złożyła świadomie fałszywe zgłoszenie. Takie działanie stanowi jednocześnie wykroczenie, za które można nałożyć grzywnę w wysokości do 50 000 Kč.