Інформація щодо захисту осіб, які повідомляють про порушення (Whistleblowing)
На підставі Закону № 171/2023 Зб. про захист викривачів (далі — «Закон»), який набрав чинності 1 серпня 2023 року та був прийнятий відповідно до Директиви Європейського парламенту та Ради (ЄС) 2019/1937 від 23 жовтня 2019 року, щодо захисту осіб, які повідомляють про порушення права Союзу, на компанію KES – кабельні та електричні системи, ТОВ (далі – «KES») як суб’єкта, на якого поширюються відповідні зобов’язання, було покладено, серед іншого, обов’язок призначити відповідальну особу та запровадити внутрішню систему повідомлень (далі – «ВСП») для прийому повідомлень, встановити правила щодо способів повідомлення, самого опрацювання повідомлень, забезпечення захисту особистості повідомника та інших осіб, захисту інформації, зазначеної у повідомленні, та комунікації з повідомником. Водночас компанія KES зобов’язана забезпечити оприлюднення цієї інформації у спосіб, що дозволяє дистанційний доступ.
Відповідальна особа KES
Відповідальною особою компанії KES за прийом та опрацювання повідомлень у значенні § 9, абз. 1 Закону призначено Бц. Мартіна Файкоша — керівника відділу кадрів, електронна пошта:whistleblowing@kes.cz, тел. +420 727 942 638.
Внутрішня система оповіщення KES
Хто може бути інформатором?
Під повідомником розуміється будь-яка фізична особа, яка подає повідомлення в межах та за умови дотримання всіх вимог Закону через систему VOS. Такий повідомник надалі користується захистом від заходів відплати.
KES у значенні § 9 абз. 2 літ. а) Закону виключила прийомповідомлень від особи, яка не виконує для неї роботу або іншу подібну діяльність відповідно до § 2 абз. 3 літ. а), б), г) або і) Закону (тобто залежну працю, що виконується в рамках основних трудових відносин, службу, волонтерську діяльність, професійну практику, стажування).
Що має містити повідомлення?
- ім’я, прізвище та дата народження або інші дані, за якими можна встановити особу заявника;
- інформація про можливі протиправні дії, які відбулися, відбувається або має відбутися стосовно особи, для якої повідомник, хоч і опосередковано, виконував або виконує роботу чи іншу подібну діяльність, або стосовно особи, з якою повідомник був або перебуває у контакті у зв’язку з виконанням роботи чи іншої подібної діяльності, і яка підпадає під дію Закону (§ 2, п. 1), включаючи ідентифікацію осіб, щодо яких подано повідомлення;
- можливі докази та підтверджуюча інформація, на підставі яких подається повідомлення.
Як можна зробити/подати повідомлення?
Рекомендується заповнити форму «Повідомлення про можливе правопорушення» (форму можна завантажити), у разі необхідності повідомлення можна подати й у довільній формі. Однак повідомлення завжди має містити мінімальні обов’язкові елементи — див. вище.
Повідомлення можна подати:
а) в електронному вигляді:
- заповнивши форму (форма для завантаження);
- надіславши електронне повідомлення на адресуwhistleblowing@kes.cz;
б) у паперовій формі:
- заповнивши форму (форма для завантаження);
- таке повідомлення має бути в запечатаному конверті та мати чітке й розбірливе позначення«Тільки до рук відповідної особи – Whistleblowing – НЕ ВІДКРИВАТИ»)
- поштою на адресу: KES – кабельні та електричні системи, ТОВ, Попінецька 983/30, 739 32 Вратімов;
c) по телефону:за номером + 420 727 942 638;
d) особисто:за попередньою домовленістю особисто або по телефону (якщо про це просить особа, яка повідомляє, відповідна особа компанії KES зобов’язана прийняти повідомлення особисто у розумний строк, але не пізніше ніж через 14 днів від дня, коли особа, яка повідомляє, звернулася з таким проханням) — місце для особистого подання: KES – кабельні та електричні системи, ТОВ, Popinecká 983/30, 739 32 Вратімов, кабінет керівника відділу кадрів.
Які терміни розгляду повідомлень?
- після отримання повідомлення особа, яка його подала, отримає підтвердження про його прийняття не пізніше ніж через 7 днів від моменту його подання відповідною особою KES; це не застосовується, якщо заявник прямо попросив відповідну особу KES не повідомляти його про отримання повідомлення або якщо очевидно, що повідомлення про отримання повідомлення призвело б до розкриття особи заявника іншій особі;
- про результати розслідування та розгляду повідомлення відповідною особою KES повідомник буде повідомлений протягом 30 днів з моменту підтвердження отримання повідомлення (у випадках, що є складними з фактичної або правової точки зору, цей строк може бути продовжено ще на 30 днів, але не більше ніж двічі); це не застосовується, якщо заявник прямо попросив відповідну особу KES не повідомляти його про отримання повідомлення або якщо очевидно, що повідомлення про розгляд повідомлення призвело б до розкриття особи заявнику іншій особі;
- днем отримання повідомлення вважається день, коли повідомлення було доставлено відповідній особі KES (дата доставки поштою); у разі повідомлень електронною поштою днем отримання повідомлення вважається дата відправлення, зазначена в електронному листі, надісланому на вказану адресуwhistleblowing@kes.czвідповідній особі KES; у разі усного або телефонного подання повідомлення днем отримання повідомлення вважається дата зустрічі заявника з відповідною особою KES.
Як буде розглядатися це повідомлення?
- якщо відповідна особа КЕС під час оцінки обґрунтованості повідомлення встановить, що це не є повідомленням відповідно до Закону, вона без зайвої затримки письмово повідомить про це особу, яка подала повідомлення.
- якщо повідомлення визнано обґрунтованим, відповідна особа KES пропонує роботодавцю заходи щодо запобігання або усунення правопорушення. Якщо суб’єкт, на якого покладено обов’язки, не вживе заходів, запропонованих відповідною особою KES, вона вживе інших відповідних заходів для запобігання або усунення правопорушення. Про вжиті заходи суб’єкт, зобов’язаний вжити заходів, негайно повідомляє відповідну особу KES, яка без зайвої затримки письмово повідомляє про це особу, яка подала повідомлення; це не застосовується, якщо заявник прямо попросив відповідну особу KES не повідомляти його про отримання повідомлення або якщо очевидно, що повідомлення про вжиті заходи призвело б до розкриття особи заявнику іншій особі.
- якщо повідомлення не визнано обґрунтованим, відповідна особа KES без зайвої затримки письмово повідомляє особу, яка подала повідомлення, про те, що на підставі фактів, зазначених у повідомленні, та обставин, які їй відомі, не виявила підстав для підозри у вчиненні правопорушення або встановила, що повідомлення ґрунтується на неправдивій інформації, а також проінформує особу, яка подала повідомлення, про її право подати повідомлення до органу державної влади.
Як забезпечується захист персональних даних?
Відповідна особа в KES обробляє персональні дані осіб, які подають повідомлення, та інших зацікавлених осіб, зазначених у повідомленні, які є необхідними для виконання юридичних зобов’язань, що покладаються на контролера (KES), у значенні ст. 6, п. 1, літ. c)Регламенту GDPR. Уся інформація, включаючи персональні дані заявника та інших зацікавлених осіб, оброблятиметься виключно окремо від іншої інформації в рамках захищених файлів даних та сховищ даних і протягом усього терміну зберігання слугуватиме насамперед лише уповноваженій відповідній особі KES. Термін зберігання становить строк, необхідний для досягнення мети, щонайменше 5 років з дати отримання повідомлення, після чого персональні дані будуть анонімізовані або знищені, якщо законодавством не передбачено інше.
Компанія звертає увагу на те, що захист від заходів у відповідь не поширюється на особу, яка свідомо подала неправдиве повідомлення. Водночас такі дії містять ознаки правопорушення, за яке може бути накладено штраф у розмірі до 50 000 чеських крон.